¿Necesitas cambiar el agente residente de tu Sociedad y/o Fundación de Interés Privado en Panamá?

En muchas ocasiones los clientes o corresponsales de clientes se encuentran sumamente preocupados por la falta de comunicación con su Agente Residente en Panamá al momento de realizar el pago de sus anualidades o requerir de sus servicios para realizar un determinado cambio en el gobierno corporativo de la entidad. Ante tal situación es necesario considerar su reemplazo a fin de evitar cualquier contingencia futura.

El proceso de cambio de agente residente de una sociedad o fundación de interés privado a otra firma de abogados en Panamá es bastante sencillo y no conlleva mayores dificultades, siempre y cuando se lleve a cabo de manera organizada y sistemática, cumpliendo a su vez con las disposiciones en vigencia en materia de debida diligencia y la nueva obligación de recepción de los registros contables.

Los pasos para iniciar el cambio de agente residente son los siguientes:

• NOTIFICACION ESCRITA: Se notifica por escrito al agente residente de la entidad o entidades sobre la decisión de realizar el cambio a un nuevo agente. Recomendamos que esta instrucción sea impartida directamente por el accionista o beneficiario final de la sociedad o fundación e interés privado en Panamá.
  
  
• DEBIDA DILIGENCIA: Se debe cumplir con el proceso de debida diligencia correspondiente antes de iniciar el cambio compilando y revisando así toda documentación que le permita conocer al nuevo cliente incluyendo su pasaporte vigente, carta de referencia bancaria, carta de referencia profesional, último recibo de servicios donde se describa el domicilio actual.
  
  
• DOCUMENTOS CORPORATIVOS: El agente residente saliente deberá suministrar al agente designado copia de los documentos corporativos de la sociedad tales como el Pacto Social, sus enmiendas, Acta de emisión de certificados de acciones, libro de registro de acciones, certificados de acciones, Poderes que no hayan sido inscrito en el Registro Público y NIT de la entidad.
  
  
• REGISTROS CONTABLES: A partir de la promulgación de la Ley 254 de 11 de noviembre de 2021 es estrictamente necesario que el nuevo agente residente reciba los registros contables y documentación de soporte de los últimos cinco (5) años de la entidad para la cual prestará sus servicios.
  
  
• CONFECCION DE ACTA DE CAMBIO DE AGENTE RESIDENTE: El agente residente designado deberá confeccionar un Acta de Junta Directiva o de Accionistas mediante cual se autoriza el cambio de agente residente de la sociedad o fundación de interés privado y declarar que ha recibido los registros contables de la entidad, protocolizarla en Escritura Pública ante Notario e inscribirla en el Registro Público.
  
  
• ACTUALIZACIÓN EN EL REGISTRO UNICO DE CONTRIBUYENTE (RUC): Habiendo inscrito el cambio de agente residente en la sección de Mercantil del Registro Público de Panamá, el agente deberá proceder con la actualización del cambio en el Registro Único de Contribuyente de la Dirección General de Ingresos (DGI). 
  
  
• ACTUALIZACIÓN EN EL REGISTRO DE BENEFICIARIO FINAL DE LA SUPERINTENDENCIA DE SUJETOS NO FINANCIEROS: A fin de cumplir con la Ley 129 de 10 de marzo de 2020, el Decreto Ejecutivo 13 de 2022, así como las resoluciones emitidas por la Superintendencia de Sujetos no financieros todo nuevo agente residente deberá realizar la actualización correspondiente de las entidades para quien presta sus servicios. El incumplimiento de esta normativa por parte del agente conlleva sanciones administrativas y económicas para el mismo que pudiesen a su vez restringir los derechos corporativos de la sociedad o fundación de interés privado