¿Qué son los registros contables en Panamá?
NUEVAS MODIFICACIONES A LA LEY DE REGISTROS CONTABLES EN PANAMÁ (LEY 254 DE 11 DE NOVIEMBRE DE 2021)
¿Qué son los registros contables y su documentación de respaldo?
Se entiende por registros contables los datos que indiquen de forma clara y precisa las operaciones, tanto contables como financieras, de la persona jurídica, sus activos, pasivos y patrimonio que sirvan para determinar la situación financiera con exactitud razonable en todo momento y permitan la elaboración de estados financieros.
La documentación de respaldo son los contratos, facturas, recibos y/o cualquier otra documentación necesaria para sustentar las transacciones realizadas por una persona jurídica.
¿Quién esta obligado a mantener registro contable y por cuánto tiempo?
Todas las personas jurídicas que no realicen operaciones que se perfeccionan o consuman o surtan sus efectos dentro de la República de Panamá, así como aquellas que se dediquen exclusivamente a ser tenedora de activos, dentro o fuera del territorio panameño
Los registros contables y documentación de respaldo deberán mantenerse como mínimo por cinco (5) años contados a partir del ultimo día del año calendario que fueron generadas las transacciones.
¿Qué obligaciones tienen las sociedades y fundaciones de interés privado panameñas al respecto?
Las personas jurídicas, ya sea sociedades o fundaciones, están obligadas a proporcionar anualmente al agente residente, al 30 de abril, los registros contables o copia de los registros contables relativos al periodo fiscal que haya culminado el 31 de diciembre del año inmediatamente anterior.
Se encuentran también obligadas a notificar al agente residente en caso de que haya algún cambio en la persona que mantiene los registros contables o documentación de respaldo bajo su custodia.
Finalmente, estarán obligadas a informar anualmente por escrito al agente residente el nombre y los datos de contacto de la persona que mantiene los registros contables y documentación de respaldo bajo su custodia y la dirección física donde estos se mantienen.
¿En que forma deben presentarse los registros contables y documentación de respaldo?
-Personas jurídicas que no realicen actos de comercio o negocios y que se dediquen exclusivamente a ser tenedora de activos:
A través de información que demuestre el valor de los activos que se mantienen, los ingresos que se perciben de dichos activos y los pasivos relativos a aquellos activos. Se podrá presentar mediante un balance general.
-Personas jurídicas que realicen actos de comercio:
Mediante un libro diario y un libro mayor.
¿Quiénes están exentas de proporcionar registros contables al agente residente?
Personas jurídicas listadas en una bolsa de valores local o internacional reconocida;
Personas jurídicas que sean de propiedad de un organismo internacional o multilateral o de un Estado;
Personas jurídicas que sean armadores o fletadores de naves inscritas exclusivamente bajo servicio internacional de la Marina Mercante de la República de Panamá, y
Personas jurídicas que realicen operaciones comerciales dentro de la República de Panamá.
¿Cuáles son las consecuencias para la persona jurídica de no suministrar los registros contables y documentación de respaldo al agente residente?
Se suspenden los derechos corporativos
Se imposibilita la inscripción de cualquier acto o cambio de la entidad en el Registro Público, así como la obtención de certificados.
Imposición de una multa de US$5,000 a US$1,000,000.
Se permite la renuncia del Agente Residente.
En adición a lo anterior, la modificación a la Ley de Registros Contables condiciona la inscripción de todo cambio de agente, disolución y reactivación de Sociedades y Fundaciones de Interés Privado a lo siguiente:
1. Cambio de Agente Residente:
Declaración expresa del agente residente de haber recibido los registros contables y documentación de soporte de la persona jurídica. Sin esta declaración, el Registro Público no inscribirá el cambio.
2. Disolución:
Declaración expresa del agente residente de haber recibido los registros contables y documentación de soporte de la persona jurídica respecto a los cinco (5) años anteriores a la inscripción de la disolución. Sin esta declaración, no se disuelve la persona jurídica.
3. Reactivación:
Suministro de los registros contables o sus copias a su agente residente a fin de ser mantenidos en su oficina en Panamá, así como el pago de tasas únicas, recargos, multas adeudadas y la multa por reactivación de US$1,000 estipulada en el parágrafo 5 del Articulo 318-A del Código Fiscal.